Офіс-менеджер як організатор роботи установи

Зміст

Вступ 3
Розділ І. Офіс-менеджер як обличчя організації 6
1.1 Ділові та особисті якості офіс-менеджера 6
1.2 Сучасні вимоги до офіс-менеджерів 11
Розділ ІІ Офіс-менеджер та документообіг на підприємстві 13
2.1 Поняття документообігу на підприємстві 13
2.2 Реквізити листа та їх оформлення 16
2.3 Вимоги до тексту листа 18
2.4 Етикет ділового листування 20
2.5. Оформлення листів та їх різновиди 21
Розділ ІІІ. Робоче місце офіс-менеджера 24
3.1 Розташування офісної техніки та обладнання 24
3.2 Особливості організації робочого місця офіс-менеджера
згідно державних стандартів України 26
Висновки 31
Список використаних джерел та літератури 33
Додатки 35

Вступ

Офіс-менеджеру в наших установах приділяється важлива роль. Він оформляє ділову переписку, здійснює зв’язок з іншими організаціями, зустрічається з людьми, які звертаються з різноманітними заявами, проханнями, питаннями. Це його турбота порадити, як швидше оформити документи, простежити, щоб вчасно відправити відповідь на отримані в установі листи.
Професія офіс-менеджера жадає від обраного високої підготовленості, цілого комплексу особистих і ділових якостей, обумовлених специфікою секретарської праці. Професія офіс-менеджера відноситься до обслуговуючої.
Завдання офіс-менеджера полягає в тім, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, допоміжно-технічних операцій. В його обов’язки входить виконання великого обсягу робіт по збору, складанню, оформленню, обробці усної й документної інформації, а також по організації прийому відвідувачів, підготовці нарад й засідань, по телефонному обслуговуванню й т.п.
Дуже важливим фактором в роботі секретаря є гарний діловий контакт із керівником, уміння виконувати роботу в стилі керівника. Види робіт, права й обов’язки секретарів у різних установах можуть відрізняться. Це обумовлено характером роботи установи, наявністю або відсутністю спеціальних підрозділів.
Від правильної організації діловодства та роботи організації в цілому багато в чому залежить успіх підприємства. Діловодство на підприємствах і в заснуваннях ведеться на основі єдиної державної системи діловодства. Єдина державна система діловодства допомагає уникнути надмірностей і дублювання в роботі, тому що в ній сформовані однакові вимоги й рекомендації з питанням підготовки документів, організації документообігу, обліку й пошуку інформації, здійснення контролю за використанням документів і угрупованням їх у справи. Наукова організація діловодства й культура його ведення позитивно впливають на всю господарську діяльність підприємства. Діловодство повинне бути простим і оперативної. Під діловодством розуміється діяльність апарата керування, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення їм управлінських функцій. Головною задачею діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної і ефективної роботи заснувань. Саме тому дослідження роботи офіс-менеджера як організатора роботи установи є досить актуальним.
Проблему роботи офіс-менеджера як організатора роботи установи досліджували такі вчені, як Бондирьова Т.Н., Вербицька Т.С., Глущин С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В., Головач А.С, Коваль А.П. та ін. Загальний огляд досліджень, присвячених вивченню даного питання, свідчить про недостатнє висвітлення даної тематики у науковій літературі.
Об’єктом дослідження є організація роботи персоналу в установі.
Предметом дослідження є робота офіс-менеджера як організатора роботи установи.
Мета дослідження полягає в характеристиці роботи офіс-менеджера як організатора роботи установи. Для досягнення мети були поставлені такі завдання:
1. Охарактеризувати посаду офіс-менеджера;
2. Визначити вимоги та обов’язки офіс-менеджера;
3. Проаналізувати ділові та особисті якості;
4. Дати характеристику документообігу на підприємстві та ролі офіс-менеджера в ньому;
5. Коротко охарактеризувати робоче місце офіс-менеджера та вимоги до нього;
Під час вирішення визначених завдань використовувались наступні методи дослідження:
1. Теоретичний: синтез, аналіз та узагальнення наукової літератури для теоретичного підґрунтя дослідження.
2. Емпіричний: бесіда, спостереження, анкетування для практичної частини роботи.
3. Статистичний: для характеристики певних статистичних даних дослідження.
У відповідності до поставлених мети та конкретних завдань дослідження, визначено структуру роботи. Вона складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаної літератури та додатків.